Column Binnenlands bestuur 05 08 2004
Ons kabinet vertrouwt wanneer ‘de tering weer eens naar de nering’ wordt gezet vaak op standaardrecepten. In de laatste regeeraccoorden en Miljoenenota’s komen tenminste vijf van de volgende zeven acties altijd voor. Minder externe adviseurs. Gezamenlijk inkopen. Efficiencykorting. Geen prijsbijstelling toekennen. Ambtenarensalarissen bevriezen. Subsidiekorting. Uitbesteding van taken.
Heerlijke oplossingen die budgettair ook nog best veel opleveren. Maar werken deze standaardrecepten? Met uitbesteding zijn inmiddels veel ervaringen opgedaan, ook negatieve en daarom is het tijd om te komen tot een lijstje met ‘de zeven hoofdzonden van uitbesteding’. Want lang niet altijd is uitbesteding van overheidstaken zo’n goed idee.
1. Iedere overheidsorganisatie is een uniek samenspel van kennis en capaciteiten. Uitbesteden van ondersteunende processen is vaak goed mogelijk. Maar door onbedoeld kernactiviteiten uit te besteden, raak je unieke combinaties van kennis en capaciteiten kwijt. Het definiëren en debatteren over wat kernactiviteiten zijn, is lastig en vaak tijdrovend, maar dat debat niet voeren, kan een organisatie duur komen te staan. Beter is het daarom toch het kerntakendebat te voeren, zodat niet de verkeerde werkzaamheden worden vermarkt.
2. De contractpartner die taken overneemt moet aan harde én zachte eisen voldoen. Harde eisen als een goede prijs-kwaliteitverhouding blijken vaak al na een eerste contractperiode te verdampen; daarna is men duurder uit. Een tweede valkuil is dat de contractpartner onvoldoende gevoel heeft voor publieke dienstverlening en niet aansluit bij de overheidspartner. De verkeerde leverancier selecteren is fataal.
3. Goed werkende contractrelaties vereisen dat contracten precies zijn, volledig, prestatie- en beloningsprikkels bevatten en flexibel zijn. Gebrek aan ervaring met uitbesteding leidt snel tot contracten die niet aan deze eisen voldoen, met alle ontevredenheid tot gevolg.
4. Koste wat kost moeten sleutelpersonen die opdrachten verstrekken en geleverde prestaties kunnen beoordelen voor de overheidsorganisatie behouden blijven; al het naar de nieuwe leverancier vertrekkend personeel moet ook tijdens alle veranderingen gemotiveerd blijven. Wie zulke personeelskwesties over het hoofd ziet, start verkeerd.
5. De bewaking van de opdracht, het kunnen beoordelen van geleverde prestaties, het uitonderhandelen van geschillen en de beslissing over vervolgopdrachten zijn sleutels tot duurzame resultaten. Borging hiervan krijgt niet altijd genoeg aandacht. De controle over de uitbestede activiteit kwijtraken is een ramp.
6. Uitbesteding van taken kost niet alleen de contractprijs. Het selecteren en contracteren van een partner en het managen van de contracten is een tweede kostenpost, die meegerekend moet worden bij een uitbestedingsbeslissing. Verborgen kosten horen zichtbaar te worden gemaakt.
7. Wie een filmster trouwt onderhandelt vooraf over de alimentatie. Maar er zijn na een mislukte uitbesteding niet altijd genoeg partners voor een 2e huwelijk. Wanneer uitbesteding mislukt en de eigen capaciteit en deskundigheid niet meer bestaat, moet je vaak maar hopen op een andere partner. Anders volgt nog jaren een slepende LAT-relatie. En wordt het uitbestedingssprookje een beroerd huwelijk. Alsof je met Rachel wil gaan slapen en met Lea wakker wordt.
De les mag duidelijk zijn. Uitbesteden kán leiden tot duurzame doelmatigheidsverbetering als een aantal kritische condities zijn vervuld. Kortweg besparingen inboeken is onvoldoende. Regeeraccoorden mogen wel wat dikker.
Geen opmerkingen:
Een reactie posten