Column Binnnenlands bestuur dd 4 mei 2007
Met gemengde gevoelens denk ik terug aan de tijd dat ik voor een eerdere werkgever door het land reisde als onderzoeker. Per trein of auto met maandelijks veel gereisde kilometers. Als ik de auto wenste te gebruiken, soms geen luxe maar noodzaak, tekende mijn baas vooraf een gestandaardiseerd toestemmingsbriefje. Gelukkig was er voor het declareren een reiskostendeclaratieprogramma. Agenda erbij, kilometerafstanden erbij zoeken via de NS-floppy, treinkaartjes optellen, soms lunch of verblijfkosten toevoegen, in even 2 uur per maand was ik klaar. ‘Wel twee dure uren’, dacht ik wel eens.
Ik printte de declaratie uit en voegde autobriefjes bij, mijn baas beoordeelde een en ander (‘maar half’, vond ik vaak) en stuurde de getekende declaratie door naar het aardige meisje van het bedrijfsbureau, ik ontving een kopietje. Zij, het is helaas niet anders, typte de totalen per categorie van mijn declaratie met nog zowat gegevens over – mijn declaratiesysteem en haar uitbetalingensysteem ‘praten niet met elkaar’- en haar baas tekende het resultaat zodat uiteindelijk de gemaakte onkosten vergoed kreeg. Het hoofd bedrijfsbureau hield een beetje bij of de declaraties pasten in het jaarbudget en als de kosten opliepen vroeg hij mijn baas en die aan mij en collega’s of we wat vaker de trein konden nemen omdat dit goedkoper was.
Een vrijgestelde interne controlemedewerker –of zijn assistent- (functiescheiding!) controleerde met enige regelmaat of het bedrijfsbureau bij het toekennen van vergoedingen goed werk leverde en rekende zo af en toe steekproefsgewijs reisdeclaraties na. De accountant ging na of de interne controlemedewerker voldoende interne controles uitvoerde en of gebleken onvolkomenheden serieus werden genomen en besprak dat met het hoofd bedrijfsbureau of liever nog de directeur. Een enkele keer vond een ‘audit’ plaats naar de ‘kostenontwikkeling en mogelijkheid tot beheersing van de reiskostenbudgetten’ met vaak lijvige rapporten tot gevolg en waardevolle aanbevelingen. De Algemene Rekenkamer zag toe op het werk van deze accountacts en auditors en de Tweede Kamer nam met interesse kennis van de bevindingen van de Rekenkamer.
Ik dacht vroeger werkelijk dat dit een heel normaal en ordelijk systeem was, maar inmiddels snap ik dat we elkaar helemaal gek aan het maken zijn.
Die boodschap is nu ook aangekomen in het parlement waar ik twee maanden geleden met vier andere ‘kenners van comptabele vraagstukken’ in een hoorzitting mijn hart mocht luchten bij de commissie Rijksuitgaven over zin en onzin in het financieel management. Het resultaat?
‘De leden van de PvdA-fractie benadrukken dat de hoge mate van rechtmatigheid van de Nederlandse overheidsuitgaven een groot goed is, maar dat we ons bewust moeten zijn dat daar ook aanzienlijke kosten mee gepaard gaan. In dat opzicht steunen de leden de minister bij het zoveel mogelijk toepassen van het principe van single-audit, en roepen de minister op niet te uitbundig te zijn met het uitvoeren van reviewwerkzaamheden. In dit kader zijn de leden van de PvdA-fractie benieuwd naar verdere mogelijkheden om de controlelasten binnen het overheidsapparaat verder te reduceren en kijken uit naar het vervolg dat de minister wil geven aan de door hem gedane moderniseringsvoorstellen van de Comptabiliteitswet.’
Ik kijk graag mee en weet : velen met mij.
