Column Binnenlands Bestuur dd 27 maart 2009
Volgens Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) kan de overheid veel geld besparen als ICT-projecten in een vroeger stadium beoordeeld worden. Daarom moeten alle automatiseringsprojecten boven de 20 miljoen euro worden onderworpen aan een zogeheten gateway review. Bij deze methode kijken collega-ambtenaren al in een zeer vroeg stadium naar een ICT-project en brengen een vertrouwelijk advies uit. Naar aanleiding daarvan kan een plan terug naar de tekentafel of zelfs in de prullenbak belanden. Wat daarvan te denken?
Is dit een baanbrekend idee dat veel kan betekenen? Ambtenaren zijn niet gek. En ministers evenmin. Althans ik ken er geen die een ICT-project beginnen terwijl ze weten dat het een flop wordt. Ook wanneer halverwege heteen project de invoeringsdatum, de werking of kosten niet helemaal volgens planning verlopen, ken ik niemand die zegt; so what? Vrijwel altijd is er een faire afweging tussen nut en noodzaak van het voorgenomen of lopende project enerzijds en kosten en opbrengsten anderzijds. Desondanks mislukken projecten. Ook ondanks uitgekiende projectbeheerstechnieken, bijeengebrachte expertise en meer.
Toch is nu de idee dat (nog) een extra zogenaamde ‘gateway review’ de overheid kan behoeden voor zulk falen. Wat het maar zo simpel.
Want ook bestaande projecten waar ex ante evaluaties plaatsvinden en audits plaatsvinden kunnen later dan beoogd, duurder dan geraamd of minder functioneel dan gehoopt eindigen. Of alledrie. Of zelfs nooit af komen. Ook de regelmatige geseling van de verantwoordelijken door de Algemene Rekenkamer kan niet verhoeden dat ICTprojecten blijkbaar lastig te beheersen waren en zijn.
Tegenover de extra waarde van zo’n slim nieuw uit Engeland geïmporteerde tussentijdse toetsing staan zelfs nadelen. Bijvoorbeeld dat de toetsing alleen ook geld kost. De toetsingscommissie moet betaald worden. En meer nog, toetsing vergt dat de ICT-ers een flinke projectdocumentatie bijhouden en klaar staan om nadere schriftelijke en mondeling vragen te beantwoorden. Waarna adviezen volgen wat nog niet helemaal goed gaat of risicovol is.
Maar er resteren dan twee vragen. Staan de adviseurs ervoor in dat hun advies wel leidt tot een mooi resultaat binnen de gestelde tijd en kosten? En twee, is het totaal van de kosten van alle gateway reviews minder dan de bespaarde middelen? Dat wordt wel het dilemma ‘de kostprijs van de kostprijs’ genoemd. Om een zaak profijtelijk te draaien moet secuur weten waar kosten worden gemaakt en waar ze aan toegerekend moeten worden. Dat inzicht is veel waard. Maar het documenteren en administreren van al die informatie kost ook veel tijd geld en moeite. Ofwel evalueren, auditing en toezicht, alle bedoeld om geld te besparen, kost ook veel geld, veel geld zelfs. Dat daarom niet a priori gerechtvaardigd is. Beter dan de afspraak alle ICT-projecten boven de 20 miljoen te toetsen, kan met op basis van een korte risicoanalyse besluiten waar en of een gateway review nuttig is.
Een duivels dilemma kortom, of weer zo’n extra toetsingstechniek echt zo veelbelovend is als men nu zegt.
Geen opmerkingen:
Een reactie posten